パソコン関係

【EXCELの小技】保存していないEXCELをもとに戻したい!

先日、会社のパートさんが
「午後からの3時間無駄にしてしまった・・・」とつぶやいていました。

聞くと、長時間かけて作成したExcelデータが、パソコンが固まっておちた!らしい。
しかもその間一度も保存しなかった、とか。
(これ最初の研修で注意しているんですけど、作業に集中すると忘れがちになる人がいますね。)

作業したその人も、それまでの作業に費やした時間を考えると泣きたくなるでしょう。
でも時給ではたらいてもらっているパートさんの3時間分が無駄になった・・・となると、会社としてもかなしすぎる・・・

でもこんな時、自動保存機能をONにしていれば、ある程度のところまで戻ってファイルを救出できます!

いまいちど、お使いのパソコンのエクセルの設定を見直してみませんか?

1回も保存していないエクセルを回復したい場合

一番悲しいパターン。
一度も保存していないつくりかけのエクセルが落ちてしまった、保存せず閉じてしまった場合。

「ファイル」タブをクリックし、「情報」 → 「ブックの管理」 → 「保存されていないブックの回復」をクリックします。

「ファイルを開く」画面が表示されます。

選択できるファイルがあれば選択して「開く」をクリックしてください。

開いたら「名前をつけて保存」で保存してください。

ただし!
自動保存のタイミングによるので、すべてが回復できるわけではないですが、データが復元できる可能性があります。いちから作り直すよりマシですよ!

保存したことがあるファイルを回復する

つぎに、名前を付けて保存したファイルを開いて編集し、上書き保存しないで終了した場合です。
「ブックの管理」(または「バージョンの管理」)の「保存しないで終了」をクリックして回復できます。

回復されたファイルはこのように表示されますので[元に戻す]をクリックして、回復してください。

緊急事態に備えてエクセルの設定を確認しよう

このような緊急事態にたすけられるのが、自動保存されたファイルですね。

でも、エクセルのデフォルト設定が「10分ごと」の自動保存です。
この間隔を短くしておくとさらに安心ですね。

自動保存の間隔を短くしたい

[ファイル]-[オプション]をクリック

左の「保存」メニューをクリックして、右側に表示された画面で間隔を設定します。

私は慎重派なので、2分にしていますが、5分とかでも良いかもしれません。

Excelを保存する前の状態に戻すには

さらに、さらに便利な機能があります。

わたしは自分自身が慎重派なので、こまめに保存するんですけど、逆にこまめすぎて「あ!最初の状態に戻したいのに、保存してしまって戻れない!」って事も多々あります。

特に、シートが複数あって、たくさんのデータが入力されているブックなどを使って作業をしているときに、こまめに保存しているのは良いんだけど、「やっぱり元の状態に戻したい」なんてことがあります。

その方法をご紹介したいと思います。

まず、ファイルメニューから、[名前を付けて保存]ダイアログボックスを表示し、ダイアログボックスの下の方にある[ツール]→[全般オプション]をクリックします。

表示された「全般オプション」画面から「バックアップファイルを作成する」にチェックをいれておきます。

チェックをいれたあとは、「OK」ボタンをクリックしてください。

チェックをいれてからは、作成したエクセルを普通に上書き保存するだけで、自動的に保存前のファイルも同時に作成されます。

こんな感じです。

拡張子が「xlk」のファイルが自動作成されたものです。

もし、「あー!保存前の状態に戻したい」って時があれば。この「~のバックアップ.xlk」という自動作成される保存前ファイルを選択すればOKです。

まとめ

こまめな保存が一番大事です。

でも、不測の事態にそなえて、設定を見直しておくと、もしもの時に差がつきますよ。

是非つかってみてください。

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