いくつかご紹介している「EXCELの小技」シリーズ。
今回も、職場で、後輩の困った・・・を解決した方法をご紹介したいと思います。
はじめに
今回の「困った・・・」の内容ですが、
後輩が見積書を作成する時、まずエクセルへ、最初の項目や数式部分の入力は新人に依頼している。
その後、後輩本人がその見積書に金額を入れていき、最終的に見積書が完成
という流れにしているそうです。
（新人へは見積もり項目などの勉強の為このようなやり方をしているとのこと。）
で、いざ金額をいれていくと、行によって数式がはいっていなかったり
数式の参照行がずれていたり、という事が多々あって、結局自分で全部見直しをしなくてはいけなくなる・・・という状況があるそうです。
繁忙期は何件も見積書を作成する必要があり、その数式のミスの確認と訂正で時間がとられる、と。
新人も自分でチェックをしているみたいなのですが、作成後、セルを１つづつクリックしながら数式を確認していて、行数の多い見積書の場合、見落としが出る確率もあがってしまうようで・・・
なんとかならないか？という話が発端でした。
セルに入っている数式を確認する方法
これは単純に、セルに数式が設定されているか？
どんな数式が設定されているか？
を確認する方法です。
数式を確認したいセルをクリックします。
すると上部の数式ウィンドウに、内容が表示されます。
内容を修正したい場合は、セルをダブルクリックするか「F2」キーを押してください。編集モードになります。
ですが・・・
確認が必要な行が多い場合、これをすべてのセルに１つづつするわけにもいかない。
というか、今までこのやりかたをしていたので、ミスに気付かないこともあった。
ということで、次に、このセルに設定されている数式をまとめて確認する方法をご紹介したいと思います。
セルの数式をまとめて確認したい
さきほどのようにセルを１つづつクリックして確認せずに、設定されている数式をまとめて表示してみましょう。
キーボードから
CtrlキーとShitキーと＠キーを同時に押してください。
すると！！！はい！
こんな感じで、セルに設定されている数式があらわれました。
上図でいうと、2行目に数式が入っていないことが一目瞭然でわかります。
あとは、参照セルがずれていたりしても、ここで確認することができますね。
数式がぬけているセルをダブルクリックまたはF2キーを押して編集モードにし、正しい数式を入力すればOK！
ちょっとここで注意点！
数式を表示する際、自動的にセル幅が広がりますが、これはこのモードで見ている時だけなのでさわらないように。
もう一度、CtrlキーとShitキーと＠キーを同時に押すと、元の状態にもどりますので、デザインが崩れた！！とあわてなくてもだいじょうぶです。
まとめて数式をみる方法 その２
CtrlキーとShitキーと＠キーを同時に押すのと同じ機能がメニューにもあります。
[数式] タブをクリックしてワークシート分析グループにある [数式の表示] をクリック しても、同様にまとめて数式を確認することができますよ。
これも、もういちどクリックすれば元の状態にもどります。
まとめ
まとめて表示しても、１つづつセルを目視して確認する必要はありますが
１つづつセルをクリックしていくときの
どこまで確認したっけ？
1行とばしてしまった
というような事はさけられます。
特に「数式を入力し忘れている」かどうか？のチェックにはとても有効な機能だと思います。
実際にこのやりかたを指導したところ、ミスが激減したそうです。
見積書なので、金額にかかわるたいせつなところだったので、繁忙期にむけて大変助かった！と喜んでいました。
こうした少しのことですが、知っていると知らないとで効率に差がでますよね。
是非活用してみてください。
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